Docupilot est une plateforme de gestion des documents qui permet aux entreprises de gérer efficacement leurs processus documentaires.
Elle permet aux utilisateurs de traiter tous les types de documents, tels que les contrats, les lettres commerciales, les factures ou encore les rapports annuels, facilement et rapidement.
La plateforme est fournie avec une interface intuitive conçue pour faciliter la collaboration et la coordination à travers une organisation. Les utilisateurs peuvent facilement indexer et stocker des documents, les partager avec leurs collègues et les rechercher rapidement. Les fonctionnalités supplémentaires, comme le flux de travail et l'intégration des systèmes, aident les entreprises à mieux gérer leurs processus documentaires.
La plateforme offre également des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger les informations confidentielles et sensibles. Docupilot prend en charge plusieurs systèmes d'exploitation et navigateurs Web, ce qui en fait un outil parfaitement adapté à la plupart des entreprises.
Le logiciel Docupilot est principalement utilisé par les entreprises qui gèrent des données complexes et qui sont à la recherche d'une solution pour automatiser leur flux de travail. Il est également très utile pour les organismes financiers, les cabinets d'avocats et les entreprises de services professionnels qui gèrent de grandes quantités de données, car il permet d'accélérer et d'optimiser leurs processus de gestion des documents.
1. Édition de document : Docupilot vous permet de créer, de modifier et de gérer des contrats, des politiques et des formulaires. Tous les documents peuvent être exportés au format PDF ou Word et partagés facilement.
2. Automatisation des processus : Docupilot vous permet d'automatiser vos processus documentaires. Vous pouvez créer des révisions et des versioning, planifier des rappels, attribuer des tâches aux utilisateurs et gérer tous les documents avec une workflow simple et flexible.
3. Gestion des données : Docupilot offre une gestion des données intégrée qui vous permet de gérer et de partager des fichiers, des documents et des bases de données.
4. Contrôle des accès : Docupilot offre une sécurité avancée et des contrôles d'accès, pour s'assurer que seuls les utilisateurs autorisés puissent consulter et modifier des documents.
5. Procédure de déclaration : vous pouvez configurer une procédure de déclaration afin de gérer facilement l'ensemble du flux de travail des documents.
1. Téléchargez d'abord le logiciel Docupilot sur votre ordinateur et installez-le.
2. Connectez le logiciel à votre scanner, si nécessaire, et assurez-vous que votre scanner et votre logiciel sont configurés correctement.
3. Gérez vos documents et scannées : ajoutez des catégories, créez des modèles pour l'archivage, assignez des métadonnées, etc.
4. Ouvrez le logiciel et créez un nouveau document affiché.
5. Accédez à la barre des tâches puis sélectionnez « Imprimer ». Imprimez le document sur votre scanner.
6. Après avoir scanné le document, utilisez le logiciel Docupilot pour appliquer des métadonnées et définir les règles de gestion de document.
7. Enregistrez le document et le partagez avec les destinataires appropriés.
8. Utilisez le logiciel pour rechercher et classer de manière alphabétique les différents documents scannés.
9. Enfin, maintenez le logiciel à jour grâce aux nouvelles mises à jour et fonctionnalités.
Avantages :
- Le logiciel Docupilot offre un flux de travail facile à utiliser et à établir pour automatiser et streamliner la gestion des documents.
- Il est capable de capturer automatiquement des documents électroniques, y compris des courriels entrants ou des formulaires remplis en ligne.
- Il est équipé de fonctions uniques de visionneuse de documents, telles que le zoom, le tournage, les pages multiples, etc.
- Il permet également des flux de travail approfondis et une collaboration avec des partenaires à l'extérieur de l'organisation.
- La flexibilité du logiciel lui permet de s'adapter aux besoins des utilisateurs.
Inconvénients :
- Dans certaines versions de Docupilot, le processus d'installation et de configuration peut être long et complexe.
- Il peut être difficile d'accéder aux fonctionnalités avancées du logiciel, notamment à l'intégration avec d'autres systèmes.
- La sécurité des documents peut être limitée, car il n'offre pas de cryptage.
- Le prix peut être trop élevé pour certains utilisateurs, selon le niveau de fonctionnalité dont ils ont besoin.
Docupilot vous offre une solution simple et rapide pour créer et gérer vos documents, vous permettant de gagner du temps et de vous concentrer sur d'autres tâches importantes.
En utilisant Docupilot, vous pouvez créer des documents de qualité professionnelle sans avoir à passer du temps à la mise en forme et à la gestion de vos documents.
